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come compilare il modello Job Description e mansionario (seconda parte)

Modello Competenze 300x191Compilare il modello di Job Description e mansionario senza bisogno di troppa consulenza (seconda parte)

 

 

 

 

Riassunto delle puntate precedenti.

Negli articoli precedenti è stato presentato:

- Un MODELLO DI MANSIONARIO

- Le ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE DELLA JOB DESCRIPTION (prima parte)

Nota: in questa fase stiamo considerando il MANSIONARIO e la JOB DESCRIPTION come sinonimi. Anche se da un punto di vista letterale sono l’uno la traduzione dell’altro (job description = descrizione del mestiere), si tende a considerare la JOB DESCRIPTION una evoluzione del vecchio mansionario perchè nella pratica di gestione delle risorse umane si sta sempre di più superando il vecchio sistema di descrivere minuziosamente il compito con una più ampia descrizione di ciò che ci si aspetta dalle risorse umane in termini di risultati attraverso l’adozione di comportamenti idonei all’interno dell’organizzazione. Questo modello, valorizza le risorse umane perchè le trasforma da semplici esecutori di procedure e di compiti in interpreti dei valori aziendali e soggetti attivi nella realizzazione personale e dell’azienda. Infatti è noto come persone ugualmente preparate e dotate di potenziale possono non esprimere gli stessi risultati in un determinato ambiente e viceversa.

Dopo questa breve deviazione ritorniamo al nostro modello di competenza.

Come abbiamo già detto: comprendere come si compila per diventare più autonomi rispetto le società di consulenza o quantomeno, aumentare il proprio grado di formazione e consapevolezza per interpretare il lavoro delle società di consulenza nella creazione di un sistema di gestione delle risorse umane o in un progetto di riorganizzazione.

Scopo, finalità della posizione

Lo scopo o finalità di una posizione descrive il perchè una posizione esiste, quale fine vuole perseguire l’organizzazione nel momento in cui ha deciso di destinare risorse umane per ricoprire una certa posizione.

La finalità è la cosiddetta “Mission”, il mandato che riceve e che deve orientare tutti i suoi comportamenti.

Talvolta si tende a confondere questa parte con le attività che deve svolgere. E’ vero che una posizione traduce la propria mission in attività concrete ma le attività sono conseguenza della missione e non viceversa.

Di solito chi si occupa di consulenza è in grado di dare la necessaria formazione ai responsabili aziendali in modo tale da renderli autonomi in una prima stesura delle mission dei propri collaboratori.

La mission di un addetto agli acquisti potrebbe essere quella di individuare i fornitori migliori oppure di strappare il prezzo di acquisto più basso. Inoltre la sua finalità potrebbe essere quella di tradurre le proiezioni di vendita in fabbisogni e successivamente in ordini di acquisto. Insomma, la finalità deve trasmettere tutta la forza delle convinzioni di una organizzazione e deve dare la giusta motivazione alla risorsa per svolgere il proprio lavoro nel migliore dei modi.

Le attività svolte cambiano, succede per mille motivi: cambio di sistemi informativi, cambio di personale, avvicendamento di personale con diversa preparazione, ma la mission no.

Descrizione delle attività

Qui invece si descrivono le attività svolte dalla risorsa umana o dalle risorse che dovranno ricoprire la posizione.

E’ quello che rimane del mansionario, la parte che descrive nel concreto le attività che una risorsa umana deve svolgere.

Mentre in passato si tendeva ad enfatizzare molto questa parte e si tendeva a dare una interpretazione oggettiva al suo contenuto (della serie: io devo fare quello che c’è scritto nel mio mansionario, se non c’è non è compito mio) in un moderno mansionario si tende a descrivere gli aspetti particolari di un ruolo e maggiormente ciò che ci si aspetta, il taglio, l’interpretazione piuttosto che l’attività in sé.

E’ bene suddividere le attività in gruppi o aree per mantenere maggiore ordine nella descrizione, per il resto è compito delle interviste e delle riunioni con i diretti interessati ed i responsabili a costruire la descrizione delle attività

Responsabilità

Il capitolo relativo alle responsabilità è quello più semplice da capire ma più difficile da realizzare.

La responsabilità è ciò per cui una risorsa può essere considerata responsabile nell’ambito del proprio lavoro.

La domanda che un consulente fa spesso quando deve costruire il sistema di responsabilità è: “Quando la vengono a cercare se qualcosa va storto? Per quali eventi negativi può essere considerato diretto responsabile?”

La domanda è semplice ma spesso le risposte sono di difficile interpretazione. Per qualche motivo spesso ci si trova a confrontarsi con situazioni nelle quali sembra che nessuno sia responsabile di nulla, tutti in qualche modo eseguono le direttive “superiori” quindi il proprio compito è solo quello di eseguirle correttamente (salvo gli errori che, come ben si sa, fanno parte della natura umana..).

Questo sistema di riporto delle responsabilità sempre più in alto tende a creare modelli di gestione delle risorse umane dove “nessuno è responsabile di nulla ma solo semplice esecutore” e tutto ricade sulla scrivania di poche, titolate persone.

E’ in questo caso che si comprendono i vantaggi della consulenza esterna rispetto a situazioni interne. Un occhio esterno è in grado di rendersi conto immediatamente di queste anomalie e può consigliare l’azienda a creare un sistema di distribuzione delle responsabilità tale per cui nessuno si senta sovraccaricato di responsabilità superiori alla propria autorità ed alle proprie deleghe ma che al tempo stesso dia a tutti la giusta tensione verso il raggiungimento degli obiettivi.

Con questa chiave di interpretazione anche il centralinista ha delle responsabilità a cui deve rispondere: deve evitare il passaggio di telefonate in momenti inopportuni o a persone che non desiderano essere disturbate, deve raccogliere correttamente le segnalazioni, deve conoscere chi c’è e chi è assente, deve impedire situazioni di attesa o di abbandono della linea. Tutti devono sentire uno stimolo a svolgere un lavoro di qualità.

(continua nel prossimo articolo)

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Written on 04/04/2013, 12:27 by frprojects
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Written on 04/04/2013, 12:02 by frprojects
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