FRP. Consulenza, Formazione, Innovazione

Integrazione dei servizi tra Comuni e Comunità o Unioni

Progetto di analisi delle possibili sinergie per la razionalizzazione delle risorse delle amministrazioni pubbliche locali del territorio

Comunita Di PrimieroIl progetto è la continuazione del progetto descritto nel precedente post FABBISOGNI ORGANIZZATIVI NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE abbiamo descritto il progetto di analisi dei fabbisogni organizzativi derivanti da una significativa riorganizzazione dei servizi o di un cambiamento nelle deleghe tra enti del comparto pubblico locale.

Il progetto descritto è proseguito con la definizione della effettiva possibilità di creare sinergie tra enti pubblici con l’obiettivo di aggregare e gestire in modo unificato i servizi al fine di ottenere una maggiore efficienza di costi e una efficacia verso i cittadini.

Il progetto prende spunto dalla riforma istituzionale approvata in trentino (Provincia Autonoma di Trento) nel 2006 e tuttora in via di applicazione.

Contesto

L’emissione della L.P. 3/2006 ha definito la riforma istituzionale in atto nella Provincia Autonoma di Trento e in particolare ha dato il via al processo di trasferimento di competenze  dalla Provincia alle Comunità di Valle.

Il trasferimento di competenze dalla Provincia Autonoma di Trento alle neonate Comunità di Valle ha contribuito a consolidare il ruolo centrale delle Comunità come punto di riferimento sul territorio.

Questo fatto costituisce una importante opportunità per il comparto pubblico locale in quanto possono essere avviate importanti sinergie tra Comunità e Comuni del territorio

Se è vero che il passaggio di competenze dalla Provincia alle Comunità di Valle produce un aumento di carico di lavoro, è altrettanto vero che trasferendo sul territorio il cambiamento introdotto dalla riforma istituzionale si possono ottenere grandi ottimizzazioni complessive.

In questo progetto si sono analizzati i metodi di ottimizzazione che possono essere applicati per far fronte al fabbisogno di risorse senza per questo aumentare l’organico complessivo.

Completata una prima parte del progetto è stato necessario esaminare come è possibile valutare concretamente le opportunità di ottimizzazione delle risorse.

Descrizione delle attività svolte

La valutazione delle opportunità di integrazione sinergica tra Comunità e Comuni è stata condotta attraverso uno studio della realtà territoriale con particolare riferimento alle competenze del personale impiegato nella Comunità e nei Comuni ed ai relativi carichi di lavoro.

Sono state condotte interviste al personale volte a determinare il carico di lavoro in ore/anno su tutte le attività svolte all’interno dei comuni.

Si è inoltre provveduto a mappare le dotazioni e gli strumenti informatici e in generale tutte le applicazioni di office automation presenti, al fine di valutare l’impatto di una ristrutturazione dei processi con integrazione delle attività svolte dai comuni presso le comunità.

Queste sono le attività svolte nel corso del progetto:

1)Raccolta dati e colloqui preliminari

Colloqui con Presidente e segretario della Comunità per impostare il lavoro.

Colloqui con  tutti i Segretari comunali per raccogliere i primi dati preliminari sul Comune (persone, chi intervistare, chi sarà l’interlocutore del comune).

Incontro con Consiglio Autonomie Locali.

Incontro con personale della Provincia.

Raccolta dei documenti relativi al personale (organigrammi, inquadramenti, organici, ecc.).

Raccolta dei dati comunali.

Preparazione e pianificazione del progetto.

presentazione collegiale del metodo di lavoro.

2)Studio su Comune pilota

Interviste, elaborazione file raccolta carichi (in questa fase si elabora solo il file di raccolta dati).

Le attività previste sono: interviste, elaborazione file, verifica preliminare di completezza.

3) Raccolta carichi

Interviste , raccolta dei carichi con presenza a supporto dei responsabili.

Nel giro di colloqui si raccolgono anche indicazioni sui macro-carichi, i processi e sulle persone presenti in organico.

4) Elaborazione dati

Elaborazione dati, analisi e colloquio di completamento

5) Analisi processi

Definiti i processi (es. 3) più importanti, vengono analizzati in modo approfondito. Non sono necessariamente gli stessi processi in tutti i Comuni.

6) Sviluppo soluzioni organizzative

Lavoro di confronto interno al gruppo di progetto e poi con interlocutori e successivo affinamento. Obbiettivo è evidenziare gli eventuali risparmi.

7) Ottimizzazione interna Comunità

Si parte dall’analisi di dettaglio dei dati, si formulano ipotesi di miglioramento, si fanno colloqui o ulteriori verifiche per valutare la fattibilità delle proposte, si vanno a verificare i processi organizzativi.

Descrizione dei principali risultati raggiunti

Il lavoro ha portato ad individuare opportunità di riduzione dei costi della struttura pubblica del territorio pari al 20% del costo complessivo.

Il progetto ha definito i criteri per ottenere questo risultato senza penalizzare il servizio al cittadino.

Come ulteriore risultato del progetto si sono individuati gli strumenti e i processi da automatizzare per ottenere ulteriori vantaggi in termini di efficienza del comparto pubblico locale

Sono inoltre state individuate le aree nelle quali questo vantaggio può avere un impatto maggiore al fine di stabilire un ordine di priorità nel lavoro di integrazione tra le strutture pubbliche del territorio. 

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