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Analisi dei fabbisogni organizzativi nella Pubblica Amministrazione

Provincia Trento Sede 300x225

I fabbisogni organizzativi e del personale

Tra i progetti più interessanti per la pubblica amministrazione in questo periodo di grande cambiamento c’è sicuramente la valutazione dei fabbisogni organizzativi derivanti, appunto, dai numerosi cambiamenti.

I cambiamenti possono essere di diversa natura: cambiamenti dovuti a riorganizzazioni interne che si rendono necessarie per rispettare i bilanci e i patti di stabilità, cambiamenti dovuti ad unioni di comuni, cambiamenti dovuti ad importanti riforme istituzionali che trasferiscono deleghe da un Ente ad un altro.

 

Per tutte queste situazioni abbiamo messo a punto un modello di analisi e di proiezione molto attendibile.

Il modello prevede la valutazione dello stato attuale dei carichi di lavoro e delle attuali dinamiche di distribuzione del lavoro.

Contemporaneamente, il modello punta a valutare i cambiamenti e i relativi scenari di attuazione.

Attraverso l’analisi delle differenze tra le due valutazioni è possibile calcolare il “delta risorse” e cioè la differenza di risorse necessarie tra lo scenario attuale e gli scenari futuri.

Il metodo è stato applicato per la prima volta con successo nell’analisi dei fabbisogni organizzativi derivanti dalla riforma istituzionale che è in atto nella Provincia Autonoma di Trento.

Con il progetto “fare Comunità” abbiamo aiutato gli stake holders del progetto a fare una prima valutazione delle risorse necessarie a sostenere il cambiamento.

Ma questa è solo la prima parte del progetto.

Com’è noto infatti, il progetto di riforma istituzionale è stato pensato per avvenire “a costo zero”.

Perciò, dopo aver valutato il primo dato di fabbisogno organizzativo si è andati a valutare le soluzioni che permettono di compensare un aumento locale di risorse con un processo di efficientamento in altre aree in grado di compensare (se non di migliorare) il fabbisogno complessivo.

Lo strumento cardine di questo procedimento è la valutazione dei carichi di lavoro che è stata condotta con tecniche molto efficaci perchè integrano una precisione elevatissima dei risultati con una certa velocità di realizzazione.

Contesto

L’emissione della L.P. 3/2006 ha definito la riforma istituzionale in atto nella Provincia Autonoma di Trento e in particolare ha dato il via al processo di trasferimento di competenze dalla Provincia alle Comunità di Valle.

Le Comunità di Valle erano entità che dovevano costituirsi a partire dai Comprensori Territoriali.

L’opportunità che si è aperta con le Comunità è quella di diventare nel corso del tempo un punto di riferimento sul territorio, espressione della capacità complessiva della Pubblica Amministrazione di produrre efficienza ed efficacia nell’offrire servizi e risposte alla collettività.

Lo studio d’impatto organizzativo nasce nell’ambito di un progetto più ampio di supporto e guida agli attuali Comprensori nel percorso di trasformazione verso le nuove Comunità.

Questo studio ha affrontato principalmente gli aspetti riguardanti il cambiamento introdotto dalla riforma sotto il profilo della organizzazione, del riassetto dei ruoli e del fabbisogno di risorse delle future Comunità.

Il progetto è nato per dare risposta ad alcuni importanti quesiti relativi al futuro assetto organizzativo:

- Come saranno riequilibrati i carichi di lavoro per effetto del passaggio istituzionale e del trasferimento di competenze da parte della Provincia?

- Come equilibrare questi carichi di lavoro facendo un corretto uso delle risorse interne della Comunità e delle risorse messe a disposizione da Provincia, Società di Sistema, Agenzie e Comuni al fine di realizzare la riforma “a costo zero”?

- E’ possibile realizzare soluzioni organizzative volte ad ottimizzare le risorse interne, le risorse disponibili sul territorio?

Per rispondere a tutte queste domande non è possibile limitare lo studio al solo ambito della struttura comprensoriale.

Il lavoro di analisi realizzato in questo progetto si è limitata ad affrontare il funzionamento dell’attuale struttura dei Comprensori, messa a confronto con la futura struttura della Comunità. Da questo confronto sono stati valutati i cambiamenti che dipendono dalla riforma istituzionale.

Il lavoro presentato nel progetto è stato utilizzato per valutare i carichi e gli organici necessari nelle diverse Comunità

Descrizione delle attività svolte

Il lavoro è stato condotto attraverso due direttrici di lavoro: da un lato è stato calcolato il fabbisogno organizzativo dei Comprensori, nel loro assetto attuale; dall’altro lato sono state analizzate le innovazioni prodotte dalla riforma istituzionale e le attività derivante per le future Comunità.

 Tutte le valutazioni sono state fatte suddividendo le strutture organizzative comprensoriali per aree.

Il dato è stato poi parametrizzato in base alle dimensioni delle strutture organizzative dei diversi Comprensori.

 I problemi con i quali ci si è immediatamente imbattuti nelle fasi di impostazione sono stati i seguenti:

  • la necessità di definire uno scenario futuro per una riforma ancora in fase di avvio
  • la scarsa e frammentaria conoscenza delle dinamiche degli attuali Comprensori
  • la scarsa numerosità del campione dei Comprensori che rende difficile un approccio di tipo statistico
  • la grande differenza tra i vari Comprensori che limita la possibilità di fare considerazioni generali
  • i ridotti tempi a disposizione che hanno reso impossibile uno studio di efficienza esteso ai processi organizzativi

Queste caratteristiche hanno richesto un approccio di progetto non standard. Il metodo che è stato definito è la sintesi che meglio raccorda queste esigenze in parte contrastanti.

Tutto è stato condotto in modo tale da integrare tra loro competenze provenienti dalla Provincia, dal Consiglio delle Autonomie Locali, dai Comprensori e da Informatica Trentina . Il risultato è frutto del lavoro condiviso da tutte queste professionalità.

Il ruolo dei consulenti esterni è stato quello di raccordare le differenti capacità e competenze al fine di raggiungere un obiettivo unitario entro i tempi assegnati.

Il metodo di lavoro adottato non prevede una unica fase globale di riorganizzazione ma divide il lavoro in due parti.

La struttura del progetto è descritta graficamente dal diagramma che segue:ProgettoFareComunita

Il progetto è stato quindi strutturato con due percorsi tra loro correlati. Il primo percorso ha il compito di valutare il carico di lavoro della situazione di partenza (il Comprensorio attuale). Il secondo percorso definisce il carico di lavoro che si richiede per attuare determinati scenari. Questi scenari sono stati elaborati attraverso un’analisi dell’impianto legislativo e l’intervista fatta agli esperti delle singole materie.

Di seguito è riportato un elenco delle principali attività di progetto

1) RACCOLTA ELENCO ATTIVITA’

1)intervista ai responsabili ed ai collaboratori per la raccolta a 360° del profilo del personale,  attività svolte, macro-carichi di lavoro, valutazione qualitativa dei metodi e degli strumenti di lavoro

2)Stesura della relazione riepilogativa

3)Verifica della correttezza delle informazioni raccolte da parte degli interessati

2) ELABORAZIONE MODULO RACCOLTA CARICHI

1)Aggregazione delle attività raccolte durante le interviste in macro-aree  (classificazione). Valutazione preliminare dei possibili driver  (fattori che incrementano i volumi) Preparazione del modulo di raccolta carichi di lavoro.

2)Verifica della corretta aggregazione e completezza delle attività da parte del personale del Consorzio o delle Comunità

3) RACCOLTA CARICHI DI LAVORO

1)Formazione a tutto il personale che dovrà compilare il modulo

2)Compilazione dei moduli da parte di tutti gli addetti

3)Raccolta dei moduli e primo screening qualitativo

4)Incontro con i compilatori per valutare eventuali imprecisioni, fraintendimenti, campi vuoti, dubbi d’interpretazione, verifica definitiva dei dati numerici dichiarati

 4) ELABORAZIONE VOLUMI ATTUALI DEI CARICHI DI LAVORO

1)Aggregazione dei dati individuali e formazione di dati di carico per attività per ciascun Comprensorio

2)Confronto dei dati relativi ai Comprensori esaminati

3)Valutazione sul carico pesato (NOTA: questo dato può essere la media, il minimo tra i dati, un valore intermedio o diverso a seconda delle valutazioni che sono emerse dalle valutazioni dei punti 5 e 6)

 5) ANALISI INDICATORI MACRO-COMPRENSORIALI

1)Valutazione indicatori macro-comprensoriali (numero Comuni, numero abitanti, ecc.) che possono influire nella crescita proporzionale delle attività nei comprensori. NOTA: la valutazione dei carichi di lavoro può essere fatta solo sulla base dei dati operativi: – numero di pratiche, numero di riunioni, frequenza di predisposizione di documenti, ecc. 

2)Definizione dei fattori moltiplicativi indotti dagli indicatori

 6) VALUTAZIONE DEL POTENZIALE

1)Valutazione del capitale umano presente nel Comprensorio esaminato sotto il profilo della preparazione, capacità, flessibilità, produttività, attitudine al cambiamento

2)Definizione dei criteri di aumento/riduzione dei carichi dichiarati in base alle capacità individuali

  

VALUTAZIONE DEGLI SCENARI 

1) ANALISI IMPATTO

1)Studio delle leggi e valutazione degli aspetti che costituiscono una innovazione nelle attività comprensoriali: attività nuove, attività che scompaiono, attività che creano aumenti di carico di lavoro

2)Redazione dell’analisi di impatto legislativo

3)Condivisione e approvazione dell’analisi di impatto con un gruppo di esperti

2) DEFINIZIONE SCENARIO

1)Valutazione di una o più situazioni a regime o in fasi significative del cambiamento

2)Descrizione degli scenari

3)Condivisione e approvazione degli scenari con un gruppo di esperti tecnici

 3) DIMENSIONAMENTO FATTORI MOLTIPLICATIVI

1)Definizione dei nuovi fattori moltiplicativi che determinano i carichi di lavoro (aumento di volume di pratiche, nuove pratiche da produrre, attività di programmazione e coordinamento etc.)

2)Definizione dei carichi assoluti introdotti dalle nuove attività non essendoci un precedente

3)Descrizione dell’aumento di carico di lavoro

4)Condivisione e approvazione da parte di un gruppo di lavoro tecnico

4) ELABORAZIONE NUOVI VOLUMI E DEI CARICHI DI LAVORO

ATTIVITA’

1)Elaborazione delle tabelle di carico di lavoro, con i nuovi carichi

2)Condivisione ed approvazione con un gruppo tecnico

Descrizione principali risultati raggiunti

Il lavoro ha portato alla valutazione analitica dei fabbisogni del personale per ciascuna delle aree organizzative coinvolte dalla riforma per tutte le future Comunità.

Il dato è stato utilizzato dalle Direzioni della Provincia per dimensionare le risorse da impiegare per l’attuazione della riforma.

Di seguito è riportato un elenco cronologico dei risultati di progetto:

1) RACCOLTA ELENCO ATTIVITA’ – Analisi delle attività svolte all’interno della Comunità

2) ELABORAZIONE MODULO RACCOLTA CARICHI – Predisposizione del sistema di analisi dei carichi di lavoro

3) RACCOLTA CARICHI (AUTODICHIARAZIONE) – Risultato analitico dei carichi di lavoro in ore/anno per ciascuna attività svolta nel comprensorio con dati individuali e aggregati per macro-attività

4) ELABORAZIONE VOLUMI ATTUALI

A partire dai dati rilevati è stato condotto uno studio statistico volto a determinare i dati di carico ottimale per Comprensorio con formule relative alla scala proporzionale per dimensione e caratteristiche ambientali

Si è ottenuta una griglia che contiene: le attività, chi le svolge, i carichi individuali e totali con le relative formule di aumento dei carichi in relazione alla variazione dei macro-fattori socio economici

5) ANALISI INDICATORI MACRO-COMPRENSORIALI

Analisi per l’individuazione dei fattori macro-comprensoriali ed elaborazione delle tabelle di confronto tra i Comprensori

6) VALUTAZIONE DEL POTENZIALE

Sono state elaborate le valutazioni idonee alla definizione dei carichi di lavoro ottimali per i comprensori basate sull’effettiva disponibilità di personale dei Comprensori.

Nello specifico si ottiene un ricalcolo delle dichiarazioni individuali sulla base delle informazioni raccolte.

VALUTAZIONE DEGLI SCENARI

1) ANALISI IMPATTO

E’ stata elaborata una tabella di analisi della Legge di riforma istituzionale che mette in evidenza tutti gli articoli e commi che generano un cambiamento nelle attività delle future Comunità e aree sulle quali si manifesta il cambiamento

2) DEFINIZIONE SCENARIO

E’ stato elaborato un documento descrittivo degli scenari ipotizzati

3) DIMENSIONAMENTO FATTORI MOLTIPLICATIVI

Sono state definite le tabelle di analisi dei carichi contenenti i nuovi fattori moltiplicativi e le nuove attività con relativi driver

4) ELABORAZIONE NUOVI VOLUMI

Sono state rielaborate le tabelle di valutazione dei nuovi carichi di lavoro ottimali 

PER MAGGIORI INFORMAZIONI: CONTATTO

 

Argomenti correlati: fare comunità, organizzazione pubblica amministrazione locale, riorganizzazione pubblica amministrazione locale, riorganizzazione unione di comuni, analisi dei carichi di lavoro nella pubblica amministrazione, informatizzazione della pubblica amministrazione, la pubblica amministrazione locale e la valutazione dei fabbisogni di personale

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