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Deliverable, eventi e milestones nel Project Management

Milestone

Uso corretto di Deliverable, eventi e milestones nella gestione dei progetti e nel Project Management

Nello sviluppo dei progetti si fa spesso riferimento alle cosiddetteMILESTONES.

Nel Projects Management si considerano MILESTONES gli eventi decisivi di un progetto.

Ad esempio nei progetti di costruzione, si può considerare una importante Milestone il completamento della posa del tetto, in un progetto di sviluppo informatico, una milestone può essere costituita dall’entrata in produzione del pacchetto sviluppato.

Nelle attività di pianificazione di un progetto, una delle attività importanti del project manager, consiste proprio nell’individuare alcuni eventi chiave che possono essere utilizzati per identificare a tutti i livelli un certo grado di maturazione e di avanzamento del progetto.

 

Nonostante la loro importanza, tendo sempre a sottolineare che le Milestones sono uno strumento spesso sopravvalutato e che deve comunque essere utilizzato con cautela.

Per comprendere meglio la filosofia d’uso delle MILESTONES è bene introdurre altri due concetti fondamentali per le attività di pianificazione. Questi concetti sono: gli EVENTI e i DELIVERABLES.

EVENTO – un evento è un accadimento che avviene nel corso di un progetto e che sancisce il completamento di una o più fasi di attività. Nell’ambito del project management un evento è un qualcosa che non ha dimensione temporale ma è la sintesi di una serie di attività.

Ad esempio la serie di attività che comprendono l’innlzamento dei muri perimetrali, la posa dei solai, la costruzione dei muri e la posa della copertura è un evento che può essere sintetizzato come “inizio costruzione degli interni”.

Un evento corrisponde ad un nodo di un diagramma reticolare (AOA: Activity On Arrows) perchè ogni nodo corrisponde all’evento che conclude l’attività del ramo.

DELIVERABLE – un Deliverable è un qualsiasi RISULTATO DEL PROGETTO. Un Deliverable può essere un prodotto (le fondamenta, la consegna di un’abitazione completa, ecc.) , un risultato (esito di un calcolo, una relazione, ecc.) o la capacità di erogare un servizio (completamento dell’allestimento di un call center).

Mentre l’evento non ha consistenza fisica di nessun tipo, ma è l’attestazione di una sequenza di attività, il Deliverable è qualcosa di tangibile, di misurabile, di valutabile e di acquistabile.

E’ chiaro che il completamento di un Deliverable è anche un evento, ma non sempre è vero il contrario: la fine della fase di studio di una serie di dati è un evento che sancisce l’inizio della stesura di una relazione. La fine è l’evento ma il deliverable lo si avrà solo al termine della fase di stesura.

MILESTONES

 

Veniamo adesso alla definizione di MILESTONE. Le milestones sono gli eventi chiave di un progetto; sono quei momenti cruciali di un progetto che permettono di tracciarne l’evoluzione.

Come accennato in precedenza, l’uso di milestone può generare errori e fraintendimenti.

Molto spesso al concetto di milestone si associa una data, inoltre, si tende ad associare un grado di avanzamento del progetto, per cui se ho completato la fase di studio e mi manca “solo” la relazione finale posso dedurre di essere a buon punto.

Questa tendenza, universalmente adottata, ha diversi effetti collaterali:

  • le milestones non hanno nulla a che vedere con le stime di durata e di effort e in particolar modo con l’avanzamento del progetto, se ho raggiunto velocemente una milestone, non è detto che per arrivare alla successiva perda moltissimo tempo, terminando il progetto in ritardo.
  • le milestones richiedono una fase di stima della loro data di accadimento. Spesso la stima viene utilizzata come obiettivo, perdendo di vista la possibilità di ottenere miglioramenti nel progetto.
    Ad esempio, se prevedo la fine della stesura della relazione in una certa data, sono tentato di trasformare questa previsione in un obiettivo: devo finire la relazione entro la tal data, perdendo di vista la possibilità di poter terminare la relazione anche prima.
  • il project manager tende ad utilizzare le milestones come strumenti di coinvolgimento del team
  • il Project manager tende a verificare nella data prevista il raggiungimento della sola Milestone, tralasciando di esaminare il progetto in un’ottica più ampia.

Il project manager dovrebbe utilizzare le Milestone per quello che sono: dei punti di controllo del progetto fissati in una certa data, nei quali viene effettuata una verifica del progetto molto ampia per verificare complessivamente lo stato di passaggio del progetto.

Nel fare la valutazione delle date di scadenza delle milestone, il project manager deve essere molto bravo a comunicare che nella data si verificheranno tante cose TRA LE QUALI quelle relative alle fasi importanti da chiudere.

In questo modo si mantiene una griglia di MILESTONE fissate lungo il progetto senza però impedire che le attività pianificate nel progetto, seguano il proprio corso.

L’attività di gestione del progetto, infatti deve mirare al completamento delle attività nel minor tempo possibile compatibilmente ai prefissati obiettivi di costo e di qualità quindi si esercita INDIPENDENTEMENTE DALLE MILESTONES FISSATE.

Il rischio che si corre ad utilizzare le milestones come sotto-obiettivi di progetto è quello di produrre una defocalizzazione ed una scarsa tensione all’anticipo dei tempi che è prerogativa per compensare gli inevitabili rischi.

Alla data prefissata dalla Milestone, il project manager andrà a verificare l’effettivo avanzamento del progetto e valuterà se, rispetto alle aspettative dichiarate nella milestone, il progetto può ritenersi nei tempi oppure in ritardo.

Anche i deliverables hanno una data attesa per il loro rilascio, queste date, assieme alle caratteristiche del deliverable, sono inserite all’interno dei Work Packages (WP) per garantire il rispetto delle specifiche (costi-tempi-qualità) deifiniti dal project manager in fase di pianificazione.

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