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La gestione del tempo in ambiente multi progetto

Gestione Del Tempo In Ambiente Multi Progetto

La gestione del tempo in ambiente multi progetto

La gestione di un progetto può essere affrontata in diversi modi a seconda del contesto e del tipo di progetto, un caso particolare è costituito dagli ambienti multi progetto, cioè quegli ambienti di lavoro che fanno della gestione dei progetti la loro attività principale. Appartengono alla categoria degli ambienti multi progetto, gli studi di progettazione, le aziende che lavorano per commessa, le software house, le imprese edili, e molte altre.

In tutti i casi ci si deve comunque confrontare con la gestione del tempo o meglio la gestione della durata delle attività di progetto.

 

 

Non entreremo qui nel dettaglio della valutazione delle durate delle attività connesse all’impegno di risorse che viene messo in gioco, esistono tecniche molto sofisticate per ottimizzare i tempi di progetto tenendo in considerazione il rapporto economico tra l’impegno (effort) e la durata (duration) di una attività.

Qui vogliamo puntare l’attenzione su un procedimento molto comune nel dimensionare la durata delle attività che si riscontra con una certa frequenza nei progetti che coinvolgono risorse che appartengono alla categoria dei Knowledge Workers. Tutte le attività di progetto che non coinvolgono attività operative quali ad esempio costruire, scavare, erigere, assemblare, ma richiedono attività intellettuali complesse (disegnare, elaborare, sviluppare, programmare) sono soggette ad un dimensionamento in molti casi euristico e basato sull’esperienza.

 

In tutti questi casi la definizione della durata di un task è connesso all’esperienza raccolta nei progetti precedenti (spesso si fa riferimento alla peggiore esperienza) unita alla conoscenza che si ha dei possibili rischi e problemi connessi con l’attività da svolgere.

Tendenzialmente, più la valutazione del tempo necessario ha un taglio di tipo tecnico e maggiore è l’incertezza con la quale si tenderà a stimare un lavoro o quantomeno si tenderà a proteggere la durata prevista contro tutti i possibili problemi che si potranno incontrare.

Ci aspetteremmo insomma che almeno il 70% dei progetti rispetti i tempi previsti.

L’esperienza ci insegna che ciò non accade ed anzi, tendenzialmente i progetti che rispettano correttamente i tempi previsti all’inizio sono la stretta minoranza.

Ci troviamo di fronte a fenomeni di disturbo che impediscono di rispettare i tempi di progetto a partire dai tempi previsti per ciascuna attività (così accuratamente dimensionata!).

Il fenomeno descrtitto magistralmente dal Prof. Goldratt nei suoi libri è noto come fenomeno di “self fulfilment”.

Significa che nel corso delle attività di progetto, il tempo impiegato per svolgere determinate attività (tendenzialmente si tratta delle attività Knowledge intensive) viene sprecato senza opportunità di beneficiare di possibili anticipi. Detto in parole più povere: i ritardi si accumulano, i possibili anticipi si sprecano.

Tra le cause del Self Fulfillment si possono individuare le seguenti:

Tra tutti i fenomeni quello che maggiormente affligge la nostra capacità di gestire il tempo è sicuramente il Multitasking.

Nei miei seminari sul Project Management e sulla gestione del tempo vengono affrontati i problemi connessi con la gestione del tempo e i metodi di lavoro in multitasking raggiungendo livelli di successo soddisfacenti tra i partecipanti.Tra tutti i fenomeni quello che maggiormente affligge la nostra capacità di gestire il tempo è sicuramente il Multitasking.

Multitasking

  • Sindrome dello studente
  • Defocalizzazione sul progetto
  • Assenza di motivazione a finire in anticipo
  • Uso improprio delle milestones
  • Multitasking
  • Legge di Parkinson (non è quello del morbo…)

 

 

 

 

 

 

Nei miei seminari sul Project Management e sulla gestione del tempo vengono affrontati i problemi connessi con la gestione del tempo e i metodi di lavoro in multitasking raggiungendo livelli di successo soddisfacenti tra i partecipanti.

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